Open-Xchange Privacy Policy

(Last Updated: October 2016) 

We are pleased that you have chosen to visit this website and are interested in our products. The protection of your personal information during your visit to our website is an important concern to us. We undertake to protect your privacy and to treat your data confidentially and in accordance with particularly the German Data Protection Act (GDPA) and the German Telemedia Act (GTA). 

With this Privacy Policy we would like to inform you which of your personal data related to your visit to this website will be recorded and for which purposes they will be used. Changes of legal circumstances or internal corporate processes can make it necessary to adjust this privacy policy (rights are accordingly reserved). If possible please re-read this Privacy Policy each time you visit this website.

1. Personal Data

"Personal data" means any information concerning personal or factual circumstances relating to a specific or identifiable natural person. Information which cannot be linked to a natural person (or only by exerting disproportionate effort) does not constitute personal data.

Although you can basically use this website without disclosing your identity to us, during your visit to this website some personal data will be collected which is described in detail in the following.

You can use the majority of our website without disclosing your identity to us. If you register for one of our personalized services or would like to send us a message (e.g. via our contact form) we will ask you for your name, your e-mail-address, your postal address or other personal data. It is subject to your voluntary decision to provide this information. However, without this information we cannot provide you with the requested service in these cases. In the relevant places you will find separate information about the specific process and where appropriate an informed consent. You can freely decide whether or not you want us to process your data.

2. Logfiles

On the occasion of your visit and use of this website and every time you request a file, our web server saves data about these accesses in a report file. The set of data contains the following information:

• domain name or ip-address of the remote host,

• result of the access (file transferred, file not found etc.),

• date and time of the access,

• amount of transferred data,

• browser type and version,

• operating system,

• used language and name of the internet service provider,

• website from which the file was accessed,

• saved cookies for the accessed domain.

We only analyse these log files for the purposes of statistics, system security (e.g. the prevention of abuse) and troubleshooting to optimize our web presence.


3. Scope of the data collection and processing

As a rule, we collect personal data within the use of this website only to the extent you have voluntarily provided us the information, e.g. your name, your e-mail-address or phone number when using our contact form or when ordering the newsletter. Although providing us with these data is voluntary, without these we partly cannot provide you the respective service. You will find separate information in the respective places about mandatory information and such information we do not necessarily need to provide our service.

However, in certain cases it is required by law that we transfer your personal data to third parties, e.g. transfer to the law enforcement authorities if a crime is suspected.


4. Contact form

If you contact us via our contact form, you are at liberty to decide whether you wish to provide us with your contact details (name, address, phone number, etc.) in order for us to contact you. The data you enter is not encrypted during the transmission. We use this data confidentially and for the sole purpose of getting in contact with you. The data is not forwarded to third parties or linked with protocol information stored on our server.


5. Newsletter

On our website you may register for our newsletter. This requires providing us with your e-mail-address. After you signed up for the newsletter we will send you an e-mail in which you will be asked to verify your e-mail-address. After you confirmed with the link that is sent with this e-mail we will begin sending you the newsletter.

You can opt-out from the newsletter at any time by clicking the respective link provided in each newsletter.


6. Cookies

On our website, we use cookies in order to make visiting our website attractive for you and to enable the use of certain functions. Cookies are small text files that are stored on your computer. Most of the cookies used by us will be deleted from your hard disk after the end of the browser session (so-called session cookies). 

We also use permanent cookies, which are primarily used to provide you, the visitor, with permanently recurring settings. Cookies also allow us to analyse the visitor's user behaviour, but only within the framework of the cookies' period of validity. All data is saved exclusively in a pseudonomysed form (at most) without any direct personal reference. This enables us to update our website to address your individual preferences.

You can opt out of future data collection and storage at any time. You can prevent the storage of cookies on your computer by making the appropriate changes to your browser settings so that cookies are not accepted or so that you are notified before accepting cookies. However, this can limit functionality of our internet offerings and our services.

There is always a link present with which you can declare your opposition to cookies from other providers or third parties. If you declare your opposition, the providers set an opt-out cookie that prevents any further data being recorded on your computer. If you would like to retain your right to opposition, you should not delete the opt-out cookie. You must complete deactivation again if this cookie is later deleted.

Furthermore, you can manage data collection and storage by many other services. More details are cited here: or


7. Piwik

This web site utilizes the web analytics tool “Piwik”. Piwik uses cookies, small pieces of data which are placed on the hard drive of your device. These enable us to analyze the visitor’s usage of our website. For this purpose the generated information in the cookie (including the abbreviated IP-address) is transmitted to our server and stored to enable us to optimize the usage of our website. In this process your IP-address is being anonymized immediately, so that you remain anonymous to us. The information generated by the cookie about your use of this website will not be disclosed to third parties. You may preclude the usage of cookies by selecting the appropriate settings in your browser, in this case it may occur, however, that you may not be able to use all functions of this website.

If you wish to opt out for the future, you may do so by clicking on the link below at any time. In this case a so called opt-out-cookie will be placed within your browser so that Piwik will not collect any session data.

Opt-out from Piwik analytics

Please keep in mind that in the event that you delete your cookies, this opt-out-cookie will also be deleted and you may have to reactivate it.


8. Use of social plugins

Our website uses so-called "social plugins" for the social networks Facebook, Google and Twitter, which are operated by the respective companies: Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA, Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, and Twitter Inc., 795 Folsom St., Suite 600, San Francisco, CA 94107, USA. These social plugins are identifiable by the logo of the respective social network.

When you visit our website, your browser will establish a connection to the servers of Facebook, Google and Twitter. Facebook, Google and Twitter transmit the content of their respective plugins directly to your browser. The volume of data collected by the social network providers in this way is beyond our control. According to our level of knowledge, the following data will be collected:

Via the integrated social plug-ins, the social network operators will be informed that you have called up the respective pages of our website. If you are logged into any of the social networks at the same time, the operator will be able to match the relevant call-ups with your account at the respective social network. Moreover, if you interact with the social plug-ins, e.g. by clicking on the “Like” button of Facebook, the relevant information will be forwarded to the respective social network.

As far as we know, the following data will be transferred in the process:

• IP address

• Browser version and operating system

• Previously visited site (referrer) if you followed a link

• Screen resolution

• Plug-ins installed such as Adobe® Flash® or Adobe® Reader®

• URL of the site which the social plug-in is embedded in

Even if you are not a member of any of the social networks listed above, it may be possible for them to find out your IP address via the social plug-in and store it. For details on the purpose and scope of data processing, collection and use by the social networks we are using, and on your rights and optional settings in this context, please refer to the social networks' statements on data protection:

• For Facebook at:

• For Google+ at:

• For Twitter at:

If you are a member of one of the social networks mentioned above and do not want them to collect data about you via our website and links it with your member details, please log out of your member accounts before visiting this website.

You may technically prevent any data transfer to social networks. To do so, please adjust the security settings in the web browser you are using. For instructions on how to do this, please refer to the “Help” section in your web browser.


9. Rights to information, revocation, rectification and deletion

Upon request, we will confirm with you what your personal data of yours, if any, is currently stored on our servers. You will find our contact details below.

If your personal data we have stored on our servers is out-of-date or inaccurate, we will correct it promptly upon your request.

If requested, we will promptly delete your personal data, unless prohibited by law, and then we will block the respective data.


10. Links to other websites

Our website contains hyperlinks to websites of other parties. These websites may possibly use cookies or collect personal data. As we have no influence on whether these parties adhere to our privacy policy we cannot point out the relevant aspects. This privacy policy is only valid for our website. Links to other websites from this site are not included.


11. Data security

We are always seeking to process your personal data by taking all technical and organisational possibilities in a way so that it is not accessible to third parties. If you contact us e.g. via e-mail or our contact form, full data security cannot be guaranteed. We recommend sending confidential information by mail only.

12. Contact

Please feel free to address data protection related questions or suggestions at any time. Please contact the address below via written letter. There you can confirm, which of your personal data is stored on our servers, receive further information and exercise your rights to revocation, deletion or rectification.

You may contact the data protection department under:

Open-Xchange AG


Rollnerstraße 14

D-90408 Nuernberg

E-Mail: datenschutz(at)

You can also contact our Data Protection Officer:

Scheja und Partner Rechtsanwaelte | Externe Datenschutzbeauftragte




Open-Xchange Datenschutzerklärung

(Letztes Update: Oktober 2016)

Wir freuen uns, dass Sie unsere Website besuchen und sich für uns und unsere Produkte interessieren. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten anlässlich Ihres Besuchs auf unserer Website ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre Daten vertraulich und entsprechend der Datenschutzgesetze zum Datenschutz, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telemediengesetzes (TMG), zu behandeln.

Mit dieser Erklärung möchten wir Sie darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir in Bezug auf Ihren Besuch unserer Website erfassen und für welche Zwecke diese genutzt werden.

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, die wir uns entsprechend vorbehalten, bitten wir Sie, diese Datenschutzerklärung möglichst bei jedem Aufruf der Website erneut zu lesen.


1. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Anonymisierte oder statistische Daten, bei denen ein Bezug zu Ihrer Person nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand hergestellt werden könnte, sind keine personenbezogenen Daten.

Grundsätzlich können Sie auf unserer Website surfen, ohne Ihre Identität preiszugeben. Jedoch fallen während des Besuchs unserer Website auch personenbezogene Daten an, was im Folgenden im Einzelnen beschrieben wird.

Einen Großteil unseres Online-Angebotes können Sie ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie sich allerdings für einen unserer personalisierten Dienste registrieren lassen oder Sie uns eine Nachricht zukommen lassen möchten (z.B. über unser Kontaktformular), fragen wir Sie nach Ihrem Namen, Ihrer Emailadresse, Adresse oder nach anderen personenbezogenen Daten. Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie diese Daten abgeben. Ohne diese Angaben können wir allerdings in diesen Fällen den gewünschten Service nicht zur Verfügung stellen. Sie finden an der jeweiligen Eingabestelle jeweils gesonderte Hinweise auf das genaue Verfahren und ggf. entsprechende Einwilligungserklärungen, über deren Abgabe Sie frei entscheiden können.

2. Logfiles

Bei dem Besuch und der Nutzung unserer Webseiten und jedem Abruf einer Datei speichert unser Webserver über diesen Vorgang bestimmte Protokollinformationen in einer Datei. Im Einzelnen besteht jeder auf diese Weise gespeicherte Datensatz aus folgenden Angaben:

• Domain-Name oder IP-Adresse des anfragenden Rechners, 

• Status des Zugriffs (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.),

• Datum und Uhrzeit des Abrufs,

• übertragene Datenmenge im Rahmen der Verbindung,

• Typ und Version des verwendeten Browsers,

• verwendetes Betriebssystem,

• verwendete Sprache und Name des Internet Service Providers,

• Website, von der aus die Datei angefordert wurde,

• die gespeicherten Cookies des Besuchers für die aufgerufene Domain.

Wir werten diese Datensätze nur zu statischen Zwecken, Systemsicherheitsgründen (z.B. Verhinderung von Missbrauch) und zur Fehlerdiagnose aus, um unseren Internetauftritt zu optimieren.

3. Umfang der Datenerhebung und Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden von uns grundsätzlich innerhalb des Internetangebotes nur erhoben, wenn Sie uns diese auf freiwilliger Basis mitteilen, z.B. Ihr Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Rufnummer im Rahmen der Verwendung unseres Kontaktformulars oder der Newsletter-Bestellung. Obwohl Ihre Angaben freiwillig sind, können wir ohne diese den gewünschten Service zum Teil nicht zur Verfügung stellen. Sie finden an der jeweiligen Stelle jeweils gesonderte Hinweise zu den Pflichtangaben und solchen Angaben, die wir nicht zwingend zur Erbringung unseres Services benötigen.

In bestimmten Fällen sind wir jedoch ggf. zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte gesetzlich verpflichtet, so etwa an die Strafverfolgungsbehörde im Falle des Verdachts einer Straftat.

4. Kontaktformular

Sollten Sie über unser Kontaktformular Kontakt zu uns aufnehmen, so können Sie hier freiwillig Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Rufnummer, etc.) angeben, damit wir Sie kontaktieren können. Die von Ihnen angegebenen Daten werden unverschlüsselt an uns übertragen. Wir verwenden diese Daten vertraulich und ausschließlich dafür, um Kontakt zu Ihnen aufzunehmen. Eine Weitergabe an Dritte und eine Verknüpfung mit den auf unserem Webserver gespeicherten Protokollinformationen findet nicht statt.

5. Newsletter

Sie können sich auf unserer Website auch für den Empfang unseres Newsletters registrieren. Hierfür erforderlich ist die Angabe Ihrer eMail-Adresse, damit wir Ihnen den Newsletter zusenden können. Im Nachgang senden wir an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse eine Mail, in der Sie zur Bestätigung Ihrer Mail-Adresse aufgefordert werden. Erst nachdem Sie den in dieser E-Mail aufgeführten Bestätigungslink angeklickt haben, werden wir Ihnen unseren Newsletter zusenden. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir ausschließlich dazu, Ihnen den Newsletter zuzusenden.

Sie können sich jederzeit vom Newsletter-Empfang abmelden, indem Sie auf den im Newsletter angegebenen Link klicken.

6. Cookies

Auf unserer Webseite setzen wir Cookies ein, um Ihnen den Besuch unserer Website attraktiver gestalten zu können und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die von einem Webserver generiert werden und mittels des genutzten Webbrowsers auf Ihrem Computer während des Online-Besuches gespeichert werden. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies. Diese werden automatisch nach der Beendigung Ihrer Browser-Sitzung gelöscht.

Wir verwenden auch langfristige Cookies, die vor allem dazu genutzt werden, um Ihnen als Besucher unserer Website dauerhaft wiederkehrende Einstellungen bereitstellen zu können. Cookies ermöglichen uns auch eine Analyse des Nutzungsverhaltens der Besucher, jedoch nur im Rahmen der Gültigkeitsdauer des Cookies. Wir speichern Ihre Daten in diesem Zusammenhang allenfalls pseudonymisiert. Dies ermöglicht uns eine Anpassung unserer Website individuell an Ihre Wünsche.

Sie können der Datenerhebung und -speicherung auch jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Sie können die Speicherung von Cookies auf Ihrem Rechner bspw. durch entsprechende Änderung Ihrer Browser-Einstellungen verhindern, so dass Cookies nicht akzeptiert werden oder Sie vor dem Setzen eines Cookies benachrichtigt werden. Hierdurch kann jedoch gegebenenfalls der Funktionsumfang unseres Internetangebots oder unserer Services eingeschränkt werden.

Bei den Angaben zu den Cookies anderer Anbieter oder solchen, die von Drittanbietern gesetzt werden (s.u.), befindet sich grundsätzlich ein Link, über den Sie Ihren Widerspruch erklären können. In diesem Zusammenhang wird von dem Anbieter ein Opt-Out-Cookie auf Ihrem Rechner gesetzt, der verhindert, dass weitere Daten erfasst werden. Solange Sie Ihren Widerspruch aufrechterhalten möchten, sollten Sie das Opt-Out-Cookie nicht löschen. Soweit dieses Cookie von Ihren nachträglich gelöscht wird, müssen Sie die Deaktivierung erneut durchführen.

Zusätzlich können Sie der Datenerhebung und -speicherung durch viele weitere Dienste unter dem Link oder unter (nur auf Englisch verfügbar) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

7. Piwik

Unsere Website verwendet Piwik, dabei handelt es sich um einen sogenannten Webanalysedienst. Piwik verwendet sog. „Cookies“, das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die unsererseits eine Analyse der Benutzung der Webseite ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Webseitenoptimierung unsererseits dient. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umge­hend anony­mi­siert, so dass Sie als Nutzer für uns anonym bleiben. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern, es kann jedoch sein, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können.

Wenn Sie mit der Spei­che­rung und Aus­wer­tung die­ser Daten aus Ihrem Besuch nicht ein­ver­stan­den sind, dann kön­nen Sie der Spei­che­rung und Nut­zung nachfolgend per Maus­klick jederzeit wider­spre­chen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Piwik kei­ner­lei Sit­zungs­da­ten erhebt.

Piwik Analytics Opt-out

Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.


8. Verwendung von Social Plugins

Diese Website verwendet sog. „Social Plugins“ des sozialen Netzwerks Facebook, welche von der Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA, der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA und der Twitter Inc., Folsom St., Suite 600, San Francisco, CA 94107 USA betrieben werden. Die Plugins sind an dem Logo des jeweiligen sozialen Netzwerks erkennbar. Das Aussehen der einzelnen Facebook Social Plugins kann hier eingesehen werden:

Sobald Sie unsere Website besuchen, baut Ihr Browser über diese Social Plugins eine direkte Verbindung zu den Servern von Facebook, Google und Twitter auf. Der Inhalt des Plugins wird von Facebook, Google und Twitter direkt an Ihren Browser übermittelt, der diesen in die besuchte Webseite einbindet. Daher haben wir keinen Einfluss auf den Umfang der auf diese Weise von Facebook, Google und Twitter erhobenen Daten. Entsprechend unserem Kenntnisstand sind dies folgende Informationen:

Die Betreiber der sozialen Netzwerke erhalten durch die Einbindung der Social Plugins die Information, dass Sie die jeweiligen Seiten unserer Internetpräsenz aufgerufen haben. Sofern Sie gleichzeitig bei einem der sozialen Netzwerke eingeloggt sind, kann der Betreiber die entsprechenden Aufrufe Ihrem Konto bei dem jeweiligen sozialen Netzwerk zuordnen. Wenn Sie darüber hinaus mit den Social Plugins interagieren, d.h. etwa den „Like Button“ anklicken oder einen Kommentar abgeben, erfolgt eine Übermittlung der entsprechenden Information an das jeweilige soziale Netzwerk.

Folgende Daten werden hierbei unserer Kenntnis nach übermittelt:

• IP-Adresse

• Browserversion und Betriebssystem

• Zuvor besuchte Seite (Referrer), wenn Sie einem Link gefolgt sind

• Bildschirmauflösung

• Installierte Plug-Ins wie Adobe® Flash® oder

• Adobe® Reader®

• URL der Seite, auf der der Facebook-Like-Button eingebunden ist

Auch wenn Sie kein Mitglied eines der genannten sozialen Netzwerke sind, besteht die Möglichkeit, dass diese über das Social Plugin Ihre IP-Adresse erfahren und ggf. speichern. Einzelheiten zu Zweck und Umfang der Datenverarbeitung, -erhebung und -nutzung seitens Facebook, Google und Twitter und Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsoptionen entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen:

• Für Facebook unter:

• Für Google+ unter:

• Für Twitter unter:

Sofern Sie Mitglied eines der genannten sozialen Netzwerker sind sind und nicht möchten, dass diese über unsere Website Daten über Sie erhebt und mit Ihren jeweiligen Mitgliedsdaten verknüpft, loggen Sie sich vor dem Aufruf unserer Website bitte bei dem jeweiligen sozialen Netzwerk aus.

Sie können eine Datenübertragung unterbinden. Passen Sie hierfür bitte die Sicherheitseinstellungen in dem von Ihnen genutzten Browser (z.B. Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari) an. Wie dies funktioniert, entnehmen Sie bitte dem Bereich „Hilfe“ in Ihrem Browser.


9. Auskunfts- und Widerrufsrecht, Berichtigung und Löschung

Wir erteilen Ihnen auf Anfrage jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Unsere Kontaktadresse entnehmen Sie bitte dieser Datenschutzerklärung (s.u.).

Sollte es trotz unseres Bemühens um korrekte und aktuelle Datenbestände dennoch im Einzelfall vorkommen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten bei uns gespeichert sind, so werden wir dieses auf Ihre Aufforderung hin unverzüglich berichtigen. Soweit Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten wünschen sollten, wird diesem Wunsch unverzüglich entsprochen werden, wenn einer Löschung nicht Dokumentations- bzw. Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Links auf andere Webseiten

Auf unseren Webseiten befinden sich Links zu fremden Webseiten, auf denen gegebenenfalls Cookies verwendet und personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden können. Hierauf haben wir keinen Einfluss und können Sie vorher darauf nicht hinweisen. Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für unsere Website. Die von dieser Seite aus verlinkten Webseiten sind hiervon nicht umfasst.

11. Datensicherheit

Wir sind stets darum bemüht, durch Ergreifen aller technischen und organisatorischen Möglichkeiten Ihre personenbezogenen Daten so zu speichern, dass sie Dritten nicht zugänglich sind. Sollten Sie z.B. per E-Mail oder über unser Kontaktformular mit uns in Kontakt treten, so kann die vollständige Datensicherheit nicht gewährleistet werden. Für die Übermittlung vertraulicher Informationen empfehlen wir Ihnen, ausschließlich den Postweg zu wählen.

12. Kontakt

Ihre Fragen und Anregungen zum Thema Datenschutz sind uns jederzeit willkommen. Wen-den Sie sich hierzu bitte schriftlich per Post an die unten angegebene Adresse. Dort können Sie erfragen, welche Ihrer Daten bei uns gespeichert sind, sowie weitere Auskünfte erhalten und Widerspruch, Löschungs- oder Berichtigungswünsche geltend machen.

Den Fachbereich Datenschutz können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Open-Xchange AG


Rollnerstraße 14

D-90408 Nuernberg

E-Mail: datenschutz(at)

Zudem können Sie auch unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten kontaktieren:

Scheja und Partner Rechtsanwälte | Externe Datenschutzbeauftragte