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Open-Xchange im Klinikum Görlitz
Terminplanung und E-Mail auf Basis von Linux und Open Source
Das Städtische Klinikum Görlitz betreut jährlich rund 23.000 stationäre und 37.000 ambulante Patienten. Dafür sind im ostsächsischen Schwerpunktkrankenhaus rund 1.125 Mitarbeiter in 16 Fachkliniken, 2 Instituten, 2 Tochter-GmbHs, verschiedenen Medizinischen Zentren und zahlreichen Kooperationspartnern im Einsatz. Das Klinikum wurde 1905 gegründet, ist heute eine gemeinnützige GmbH der Stadt Görlitz und trägt das international anerkannte Qualitätszertifikat der Joint Commission International Accreditation (JCIA).
Um die insgesamt über 1000 E-Mail-Accounts effizient im weitläufigen Klinikgelände des Städtischen Klinikums Görlitz gGmbH administrieren zu können, entschied sich die IT-Leitung 2003 mit dem Suse Linux Openexchange Server für einen browserbasierten Mail-Client. Der Einsatz von Webclients anstelle von „Fat Clients“ reduziert den Aufwand für die Nutzerbetreuung erheblich. Denn auf den Arbeitsplätzen muss weder ein Client installiert noch gewartet werden.
Im Herbst 2006 migrierte das Klinikum auf das Folgeprodukt Open-Xchange Server 5. „Bei dieser Gelegenheit haben wir mit Groupwise von Novell und xmanage von xdot zwar noch weitere Systeme evaluiert. Unsere Wahl fiel jedoch eindeutig auf Open-Xchange“, erklären Dr.-Ing. Helmut Stahr, Leiter der Abteilung Datenverarbeitung und Dr.-Ing. Sven Zimmermann, Projektleiter im Städtischen Klinikum Görlitz. Neben dem besten Preis-/Leistungsverhältnis überzeugte Open-Xchange durch die Unterstützung von offenen Standards und die Verfügbarkeit von professionellem Support, eine Grundvoraussetzung für eine unternehmskritische Applikation im Klinikalltag. Die Open-Xchange Groupware stelle alle Funktionen über den Webclient bereit und minimiere Installations-, Konfigurations- und Pflegeaufwand.
Umstellung in drei Tagen
Für den Umstieg von der bestehenden Lösung bot Open-Xchange auch Migrationswerkzeuge an. Im Vorfeld zeigt sich ein Datenbankproblem, die Testmigrationen benötigten hier bis zu zwei Tagen. Im Anschluss an die Migration gab es ein Problem mit der etc/aliases-Datei, die Datei konnte nicht mehr korrekt verarbeitet werden. Fehlersuche und Anpassung an die neuen Gegebenheiten erforderten etwa vier Stunden zusätzlich. „Die Daten konnten dann innerhalb von sechs Stunden auf das neue System umgezogen werden. Inklusive Vorbereitung und Testinstallation benötigte die Umstellung drei Manntage.“
Der Open-Xchange Server 5 wurde auf einem Tarox-Server mit einem Dual-Opteron-Prozessor, 4 GB RAM, 460GB RAID-5 mit Hot-Spare und 2x Gigabit Ethernet installiert. Als Betriebssystem nutzt das Klinikum Görlitz den Suse Linux Enterprise Server 9 (SLES9). Die neuen E-Mail- und Groupwarelösung wird komplettiert von zwei Proxy-Servern: einer im Internet zum Empfang von E-Mails, einer im Intranet zum Scannen nach Malware und zum E-Mail-Routing.
Schulung wurde selbst durchgeführt
Maßnahmen, um die Mitarbeiter auf die neue Lösung zu trainieren, fielen gering aus. Der Open-Xchange Server ist im Grundaufbau (Nutzerführung) der Vorgängerlösung „SLOX 4.1“ ähnlich, daher waren keine umfangreichen Schulungen notwendig. „Die Schulung übernahmen wir selbst.“ Im Rahmen einer einstündigen freiwilligen Schulung wurden den Mitarbeitern die neuen und zusätzlichen Funktionen von Open-Xchange Server vorgestellt.
An täglichen Arbeiten werden E-Mail, Kalender (privat, Gruppenkalender), Kontakte und Aufgaben erledigt. Anwender nutzen zu 99 % das Webfrontend, der Rest Thunderbird. Die Mitarbeiter nutzen auch mobile Endgeräte, etwa Palm zur Synchronisation der Termine (Kalender).
Zufrieden mit der Lösung
Die Erfahrungen im Alltag mit Open-Xchange Server sind positiv: der Funktionsumfang ist groß, das Arbeiten im Gruppen wird gut unterstützt, für die meisten neuen Nutzer ist das System ohne Schulung bedienbar, also intuitiv. Dennoch bleibt genügend „Raum“ für Verbesserungen in eine der nächsten Versionen des Groupware-Servers. So sind einige Dialoge zu umständlich (z.B. Kontaktsuche im E-Mail-Client), die Java-Komponente zum Prüfen von E-Mails auf syntaktische und semantische Korrektheit erzeugt Fehlermeldungen (Exception) die im System nicht Endnutzer gerecht behandelt werden. Wünschenswert ist auch eine Schnittstelle zu Officelösungen, um z.B. Kontaktdaten in OpenOffice oder MS Word nutzen zu können.
Pläne zum Ausbau der Lösung sind vorhanden. Dazu zählen das Update auf die kommende Generation des Open-Xchange Servers, um die "Usability" zu verbessern (Ajax-Webclient) und den Nutzwert zu steigern oder die Anbindung mobiler Endgeräte voranzutreiben. „Open-Xchange hat sich als wichtiges Werkzeug im Klinikalltag bewährt und etabliert“, fasst Helmut Stahr die Erfahrungen der ersten 12 Monate zusammen. „Wir sind mit dem Funktionsumfang und der einfachen, intuitiven Bedienbarkeit der Software ebenso zufrieden wie mit dem Herstellersupport und würden uns heute wieder für Open-Xchange entscheiden - auch weil die Lösung auf offene Protokolle und Open-Source-Software aufgebaut ist.“
Kosten für Hardware und Software
Das kostet Open-Xchange für die rund 1.000 Nutzer im Klinikum Görlitz
- Hardware: ca. 3200 Euro
- Software: SLES 9: ca. 390 Euro
- Lizenzen OX5: ca. 6500 Euro
- Erweiterter Support: ca. 5684 Euro/a
- Migration und Übernahme Altdaten (E-Mail-Nutzerkonten, Termine, Kontakte): InfoTech GmbH Görlitz: ca. 9200 Euro
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