Open-Xchange Privacy Policy

(Last Updated: January 2007)

Open-Xchange is committed to protecting your privacy. Please read the Open-Xchange Privacy Policy below.

This Open-Xchange Privacy Policy applies to data collected by Open-Xchange through the majority of its Web sites and services. It does not apply to those Open-Xchange sites, services and products that do not display or link to this statement or that have their own Privacy Policy.

Collection of Your Personal Information
In order to access some Open-Xchange services, you will be asked to sign in with an email address and/or password, which we refer to as your credentials.

As part of creating your credentials, you may also be requested to provide questions and secret answers, which we use to help verify your identity and assist in resetting your password.

At some Open-Xchange sites, we ask you to provide personal information, such as your email address, name, home or work address or telephone number. We may also collect demographic information, such as your ZIP code, age, preferences and favorites.

We may collect information about your visit, including the pages you view, the links you click and other actions taken in connection with Open-Xchange sites. We also collect certain standard information that your browser sends to every website you visit, such as your IP address, browser type and language, access times and referring Web site addresses.
When you receive newsletters or promotional email from Open-Xchange, we may use customized links or similar technologies to determine whether the email has been opened and which links you click in order to provide you more focused email communications or other information.

Use of Your Personal Information
Open-Xchange collects and uses your personal information to operate and improve its sites and to carry out the transactions you have requested.

We also use your personal information to communicate with you. We may send certain mandatory service communications such as welcome letters and technical service issues. We may also occasionally send you product surveys or promotional mailings to inform you of other products or services available from Open-Xchange and its affiliates.

Personal information collected on Open-Xchange sites may be stored and processed in the European Union, United States or any other country in which Open-Xchange or its affiliates, subsidiaries or agents maintain facilities.

Sharing of Your Personal Information
Except as described in this statement, we will not disclose your personal information outside of Open-Xchange and its controlled subsidiaries and affiliates without your consent.

Some Open-Xchange services may be co-branded and offered in conjunction with another company. If you register for or use such services, both Open-Xchange and the other company may receive information collected in conjunction with the co-branded services.

We hire other companies to provide services on our behalf, such as handling the processing and delivery of mailings, providing customer support, hosting websites or processing transactions. Those companies will be permitted to obtain only the personal information they need to deliver the service. They are required to maintain the confidentiality of the information and are prohibited from using it for any other purpose.

We may access and/or disclose your personal information if we believe such action is necessary to: (I) comply with the law or legal process served on Open-Xchange; (II) protect and defend the rights or property of Open-Xchange (including the enforcement of our agreements); or (III) act in urgent circumstances to protect the personal safety of users of Open-Xchange services or members of the public.

Communication Preferences
You can stop the delivery of future promotional email and Newsletter from Open-Xchange by following the specific instructions in the email you receive.

Changes to This Privacy Policy
We will occasionally update this Privacy Policy. When we post changes to this Statement, we will revise the "last updated" date at the top of this statement. If there are material changes to this statement or in how Open-Xchange will use your personal information, we will notify you by prominently posting a notice of such changes prior to implementing the change.

Datenschutzerklärung

Wir freuen uns, dass Sie unsere Website besuchen und sich für uns und unsere Produkte interessieren. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten anlässlich Ihres Besuchs auf unserer Website ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre Daten vertraulich und entsprechend der Datenschutzgesetze zum Datenschutz, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telemediengesetzes (TMG), zu behandeln. 

Mit dieser Erklärung möchten wir Sie darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir in Bezug auf Ihren Besuch unserer Website erfassen und für welche Zwecke diese genutzt werden. 

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, die wir uns entsprechend vorbehalten, bitten wir Sie, diese Datenschutzerklärung möglichst bei jedem Aufruf der Website erneut zu lesen.

1. Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Anonymisierte oder statistische Daten, bei denen ein Bezug zu Ihrer Person nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand hergestellt werden könnte, sind keine personenbezogenen Daten.

Grundsätzlich können Sie auf unserer Website surfen, ohne Ihre Identität preiszugeben. Jedoch fallen während des Besuchs unserer Website auch personenbezogene Daten an, was im Folgenden im Einzelnen beschrieben wird.

2. Logfiles
Bei dem Besuch und der Nutzung unserer Webseiten und jedem Abruf einer Datei speichert unser Webserver über diesen Vorgang bestimmte Protokollinformationen in einer Datei. Im Einzelnen besteht jeder auf diese Weise gespeicherte Datensatz aus folgenden Angaben: 

     
  • Domain-Name oder IP-Adresse des anfragenden Rechners, 
  • Name der abgerufenen Datei, 
  • Status des Zugriffs (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.),
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs, 
  • übertragene Datenmenge im Rahmen der Verbindung, 
  • Typ und Version des verwendeten Browsers, 
  • verwendetes Betriebssystem, 
  • verwendete Sprache und Name des Internet Service Providers, 
  • Website, von der aus die Datei angefordert wurde, 
  • die gespeicherten Cookies des Besuchers für die aufgerufene Domain.
  •  

Wir werten diese Datensätze nur zu statischen Zwecken, Systemsicherheitsgründen (z.B. Verhinderung von Missbrauch) und zur Fehlerdiagnose aus, um unseren Internetauftritt zu optimieren. 

3. Umfang der Datenerhebung und Verarbeitung 
Personenbezogene Daten werden von uns grundsätzlich innerhalb des Internetangebotes nur erhoben, wenn Sie uns diese auf freiwilliger Basis mitteilen, z.B. Ihr Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Rufnummer im Rahmen der Verwendung unseres Kontaktformulars oder der Newsletter-Bestellung. Obwohl Ihre Angaben freiwillig sind, können wir ohne diese den gewünschten Service zum Teil nicht zur Verfügung stellen. Sie finden an der jeweiligen Stelle jeweils gesonderte Hinweise zu den Pflichtangaben und solchen Angaben, die wir nicht zwingend zur Erbringung unseres Services benötigen.

In bestimmten Fällen sind wir jedoch ggf. zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte gesetzlich verpflichtet, so etwa an die Strafverfolgungsbehörde im Falle des Verdachts einer Straftat. 

4. Kontaktformular
Sollten Sie über unser Kontaktformular Kontakt zu uns aufnehmen, so können Sie hier freiwillig Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Rufnummer, etc.) angeben, damit wir Sie kontaktieren können. Die von Ihnen angegebenen Daten werden unverschlüsselt an uns übertragen. Wir verwenden diese Daten vertraulich und ausschließlich dafür, um Kontakt zu Ihnen aufzunehmen. Eine Weitergabe an Dritte und eine Verknüpfung mit den auf unserem Webserver gespeicherten Protokollinformationen findet nicht statt.


5. Newsletter 
Sie können sich auf unserer Website auch für den Empfang unseres Newsletters registrieren. Hierfür erforderlich ist die Angabe Ihrer eMail-Adresse, damit wir Ihnen den Newsletter zusenden können. Im Nachgang senden wir an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse eine Mail, in der Sie zur Bestätigung Ihrer Mail-Adresse aufgefordert werden. Erst nachdem Sie den in dieser E-Mail aufgeführten Bestätigungslink angeklickt haben, werden wir Ihnen unseren Newsletter zusenden. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir ausschließlich dazu, Ihnen den Newsletter zuzusenden. 

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt ausschließlich an unsere Partnerunternehmen, die für die technische Abwicklung des Newsletterversands verantwortlich sind, in dem für den Newsletterversand erforderlichen Umfang. 

Sie können sich jederzeit vom Newsletter-Empfang abmelden, indem Sie auf den im Newsletter angegebenen Link klicken oder eine E-Mail an folgende Adresse senden: ce@open-xchange.com.


6. Cookies
Cookies sind kleine Textdateien, die von einem Webserver an einen Webbrowser des Besuchers gesendet, dort gespeichert und für einen späteren Abruf bereitgehalten werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglicht. Wir verwenden auf unterschiedlichen Seiten so genannte Session-Cookies, um Ihnen den Besuch unserer Website attraktiver zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Diese werden automatisch nach der Beendigung Ihrer Browser-Sitzung gelöscht. 

Wir verwenden auch langfristige Cookies, die vor allem dazu genutzt werden, um Ihnen als Besucher unserer Website dauerhaft wiederkehrende Einstellungen bereitstellen zu können. Cookies ermöglichen uns im Rahmen der Gültigkeitsdauer der Cookies auch eine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens. Dies ermöglicht uns eine Anpassung unserer Website individuell an Ihre Wünsche. 

Wir speichern Ihre Daten in diesem Zusammenhang ohne Personenbezug und erstellen keine Nutzerprofile.

Sie können die Speicherung von Cookies auf Ihrem Rechner durch entsprechende Änderung Ihrer Browser-Einstellungen verhindern, sodass Cookies nicht akzeptiert werden. Hierdurch kann jedoch der Funktionsumfang unseres Internetangebots oder unserer Services unter Umständen eingeschränkt werden.

7. Google Analytics
Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Webseite die IP-Anonymisierung aktiviert wurde, d.h. dass Google Ihre IP-Adresse innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor kürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. 

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können (s.o.). Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren (http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de). 

Nähere Informationen finden Sie hierzu unter http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de  bzw. unter http://www.google.com/intl/de/analytics/privacyoverview.html 

8. Verwendung von Social Plugins
Diese Website verwendet sog. „Social Plugins“ des sozialen Netzwerks Facebook, welche von der Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA, der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA und der Twitter Inc., Folsom St., Suite 600, San Francisco, CA 94107 USA betrieben werden. Die Plugins sind an dem Logo des jeweiligen sozialen Netzwerks erkennbar. Das Aussehen der einzelnen Facebook Social Plugins kann hier eingesehen werden:developers.facebook.com/plugins.

Sobald Sie unsere Website besuchen, baut Ihr Browser über diese Social Plugins eine direkte Verbindung zu den Servern von Facebook, Google und Twitter auf. Der Inhalt des Plugins wird von Facebook, Google und Twitter direkt an Ihren Browser übermittelt, der diesen in die besuchte Webseite einbindet. Daher haben wir keinen Einfluss auf den Umfang der auf diese Weise von Facebook, Google und Twitter erhobenen Daten. Entsprechend unserem Kenntnisstand sind dies folgende Informationen:

Die Betreiber der sozialen Netzwerke erhalten durch die Einbindung der Social Plugins die Information, dass Sie die jeweiligen Seiten unserer Internetpräsenz aufgerufen haben. Sofern Sie gleichzeitig bei einem der sozialen Netzwerke eingeloggt sind, kann der Betreiber die entsprechenden Aufrufe Ihrem Konto bei dem jeweiligen sozialen Netzwerk zuordnen. Wenn Sie darüber hinaus mit den Social Plugins interagieren, d.h. etwa den „Like Button“ anklicken oder einen Kommentar abgeben, erfolgt eine Übermittlung der entsprechenden Information an das jeweilige soziale Netzwerk.

Folgende Daten werden hierbei unserer Kenntnis nach übermittelt:

     
  • IP-Adresse 
  • Browserversion und Betriebssystem 
  • Zuvor besuchte Seite (Referrer), wenn Sie einem Link gefolgt sind 
  • Bildschirmauflösung 
  • Installierte Plug-Ins wie Adobe® Flash® oder 
  • Adobe® Reader® 
  • URL der Seite, auf der der Facebook-Like-Button eingebunden ist

Auch wenn Sie kein Mitglied eines der genannten sozialen Netzwerke sind, besteht die Möglichkeit, dass diese über das Social Plugin Ihre IP-Adresse erfahren und ggf. speichern. Einzelheiten zu Zweck und Umfang der Datenverarbeitung, -erhebung und -nutzung seitens Facebook, Google und Twitter und Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsoptionen entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen: 

Sofern Sie Mitglied  eines der genannten sozialen Netzwerker sind sind und nicht möchten, dass diese über unsere Website Daten über Sie erhebt und mit Ihren jeweiligen Mitgliedsdaten verknüpft, loggen Sie sich vor dem Aufruf unserer Website bitte bei dem jeweiligen sozialen Netzwerk aus. 

Sie können eine Datenübertragung unterbinden. Passen Sie hierfür bitte die Sicherheitseinstellungen in dem von Ihnen genutzten Browser (z.B. Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari) an. Wie dies funktioniert, entnehmen Sie bitte dem Bereich „Hilfe“ in Ihrem Browser. 

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Social Plugins mithilfe von Add-ons für Ihren Browser zu blocken, so etwa das Facebook Plugin mit dem „Facebook Blocker“, den Sie u.a. hier downloaden können: http://webgraph.com/resources/facebookblocker/ 

9. Auskunfts- und Widerrufsrecht, Berichtigung und Löschung
Wir erteilen Ihnen auf Anfrage jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Unsere Kontaktadresse entnehmen Sie bitte dieser Datenschutzerklärung (s.u.). 

Sollte es trotz unseres Bemühens um korrekte und aktuelle Datenbestände dennoch im Einzelfall vorkommen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten bei uns gespeichert sind, so werden wir dieses auf Ihre Aufforderung hin unverzüglich berichtigen. Soweit Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten wünschen sollten, wird diesem Wunsch unverzüglich entsprochen werden, wenn einer Löschung nicht Dokumentations- bzw. Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 

10. Links auf andere Webseiten
Auf unseren Webseiten befinden sich Links zu fremden Webseiten, auf denen gegebenenfalls Cookies verwendet und personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden können. Hierauf haben wir keinen Einfluss und können Sie vorher darauf nicht hinweisen. Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für unsere Website. Die von dieser Seite aus verlinkten Webseiten sind hiervon nicht umfasst. 

11. Datensicherheit
Wir sind stets darum bemüht, durch Ergreifen aller technischen und organisatorischen Möglichkeiten Ihre personenbezogenen Daten so zu speichern, dass sie Dritten nicht zugänglich sind. Sollten Sie z.B. per E-Mail oder über unser Kontaktformular mit uns in Kontakt treten, so kann die vollständige Datensicherheit nicht gewährleistet werden. Für die Übermittlung vertraulicher Informationen empfehlen wir Ihnen, ausschließlich den Postweg zu wählen.

12. Kontakt
Ihre Fragen und Anregungen zum Thema Datenschutz sind uns jederzeit willkommen. Wen-den Sie sich hierzu bitte schriftlich per Post an die unten angegebene Adresse. Dort können Sie erfragen, welche Ihrer Daten bei uns gespeichert sind, sowie weitere Auskünfte erhalten und Widerspruch, Löschungs- oder Berichtigungswünsche geltend machen.

Den Fachbereich Datenschutz können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

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Datenschutz
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E-Mail: datenschutz@open-xchange.com